Så förenklar och erbjuder Värmdö kommun en smartare service till företagen

Samlat inloggat läge är en del av Smartare Värmdö, ett svar på de samhällsutmaningar kommunen står inför. Smartare Värmdö handlar om att stärka medarbetare och chefer i att kunna ställa om eller arbeta annorlunda. Det görs genom att nyttja digitaliseringens alla möjligheter så som automatiseringar för att förenkla vardagen för invånarna och skapa ett hållbart näringsliv. Mina sidor är ett samlat digitalt möte för ärenden mellan kommun, företag och invånare. Personen som loggar in kan uppträda i olika roller, till exempel vårdnadshavare, företrädare för en förening, fastighetsägare, elev eller företagare. Låt oss fokusera på företagare.

Vad innebär det för företagen på Värmdö?

– Värmdö präglas av småföretag, dagarna går till att fokusera på kärnverksamheten samtidigt som myndighetsärenden ska hinnas med. Vi hoppas att våra digitala lösningar ska öka självservicen genom att de lättare kan utföra ärenden när det passar dem. Genom att förenkla och förbättra vår service hoppas vi kunna bidra till att företagen istället kan fokusera på sin verksamhet och tillväxt. Vi arbetar hela tiden med att identifiera processer för att förenkla, nu har vi precis lanserat automatiserade påminnelser vid bygglov. Målet är att förenkla kommunens myndighetsärenden för företagen som exempel livsmedels- och serveringstillstånd och bygglov, säger Ulla Rådling, näringslivschef.

Genom att arbeta med en referensgrupp bestående av tio företagare har fem tydliga behov identifierats. Företagen behöver:

1. 1.
   Kunna följa och agera på ärenden
2. 2.
   Bokning och planering/översik
3. 3.
   Ombud och signering
4. 4.
   Kunna se kostnader
5. 5.
   Relevant information

Den sista punkten syftar till att information som rör företag i en viss bransch eller visst geografiskt område ska skräddarsys till dem och inte bygga på informationsberget för de företag som inte berörs. Det kommer också finnas tillgång till guider, checklistor och tips. Linn Klameth driver Stavsnäs Båtvarv & Sjömack och har suttit med i referensgruppen.

– Mina sidor kommer göra skillnad för oss företagare. De personer som arbetar med utvecklingen av tjänsten har verkligen varit lyhörda till vilka behov vi som företag har och vilka funktioner vi såg viktiga att prioritera. Mina sidor skapar en riktigt bra överblick över mina kontaktytor med kommunen och underlättar på många sätt både ärenden och kontakter, säger Linn Klameth.

Som företagare kan man nu själv registrera ett ärende och få en handläggare tilldelad med kontaktuppgifter, det förenklar när det tidigare kan ha varit svårt att navigera rätt i kommunen. Det kommer vara möjligt att följa alla steg i sina ärenden, få tillgång till dokument, kommande och betalda fakturor samt att se planerande tillsynsbesök.

– Som företagare är det mindre intressant att förstå den interna processen och ansvarsfördelningen, man vill möta en kommun och få sitt ärende löst effektivt. Med Mina sidor ökar vi tillgängligheten och gör det enklare med en väg in samtidigt som vi behåller vår företagslots, säger Kenneth Zetterberg, enterprise arkitekt och projektledare för Samlat inloggat läge.

Mina sidor för företag pilotlanserades i maj och nu kan alla företag använda den digitala lösningen. Kommunen räknar med att upp mot 200 företag som har kontinuerliga kontakter med kommunen kommer att använda den digitala lösningen. Vad är nästa steg?

– För företagen bygger vi på med fler funktioner som tillexempel se fakturor och att kunna ta emot notifieringar och ett meddelande från kommunen på det sätt företagen individuellt önskar. Utöver det kommer vi att utöka med fler målgrupper som till exempel, föreningar och fastighetsägare, säger Ulla Rådling.    

Under tre år har kommunen satsat på ett Smartare Värmdö, inom initiativet har ett kontor för innovation och utveckling organiserats. Det är en satsning Värmdö gjort på egen hand, den lösning de letade efter för att kunna klara effektiviseringsmålet fanns inte. Den informationsstandard som nu tagits fram delar kommunen med sig av till andra kommuner men långsiktigt är det inte hållbart. Här finns ett tydligt önskemål till en passande nationell myndighet eller SKR om att fortsatta utveckla och förvalta produkten.

– Vi har valt att utveckla tekniken på ett sådant sätt att den går att förvalta och vidareutveckla av annan part. Det är inte ekonomiskt försvarbart att en enskild kommun ska bära utvecklingskostnad och samordningsansvar. Min bedömning är att SKR kan vara en motor i det framtida arbetet. Vi är beredda att lämna vidare stafettpinnen, säger Cecilia Lejon.