Så undviker du bluffakturor och bedrägerier i sommar
Under sommar och semester när den ordinarie personalen är ledig saknas ibland den erfarenhet, rutiner och magkänsla om hur krav och önskemål från leverantörer och kollegor bör hanteras, däribland vilka fakturor som ska betalas. Nina Jelver, säkerhetschef på Svensk Handel, listar sina bästa tips för hantering av bluffakturor och bedrägerier.
Bedrägerierna mot företag har ökat lavinartat de senaste åren och det finns ett stort behov av mer information och kunskap inom området. Ibland dyker det upp en faktura på något som inte alls är beställt eller levererat till företaget. Eller så ringer en säljare och försöker hävda att ni har ingått ett avtal. Den här typen av samtal kan bli mycket påfrestande för den utsatta. Det man ska tänka på är att aldrig ge bedragaren chansen att hävda att ett avtal har slutits och får företaget en faktura som inte känns helt rätt bör den alltid bestridas. I första hand via mejl till företaget. Agera alltid, ignorera aldrig!
Tänk på att dokumentera allt - när fakturan inkommit, när och hur du bestridit den eller annat som har tillkommit på vägen. Slutligen bör du alltid göra en polisanmälan.
Tänk på att:
- Tacka aldrig ja till något via telefon. Om uppringaren insisterar på att en betalning ska genomföras eller en faktura betalas, be om att få ringa tillbaka.
- Unna er att vara lite extra misstänksamma. Kontrollera nya kunder och leverantörer som kontaktar er. Ställ frågor och gör sökningar på internet innan ni går vidare med leverans eller betalning.
- Var minst två personer som attesterar kostnader och gör inga utbetalningar under tidspress, detta minskar risken att fel begås.
- Upprätta rutiner som innebär möjlighet att nå beslutsfattare för extra verifiering, vid betalningar över ett visst belopp, t.ex. att kunna motringa för godkännande mot en i förväg upprättad kontaktlista.
- Var observant på avsändarens e-postadress. Var även uppmärksam så att domänen stämmer överens med avsändarens e-postadress: .se eller .com. Det förekommer rättstavat namn men att domänen är fel.
- I stället för att klicka på svara, använd funktionen för att vidarebefordra och skriv in eller välj e-postadressen från din kontaktlista till den person som du svarar till. Då undviker du att svara till en falsk e-postadress.
- Var extra vaksam på e-post som är oväntad eller där uppgifter ska ändras mot vad det brukar vara.
- Var alltid misstänksam om något ska gå snabbt.
DU KANSKE OCKSÅ VILL LÄSA
