Föråldrade bokföringsregler kostar företagen 3,9 miljarder

Bokföringslagens krav på att företag måste arkivera räkenskapsmaterial i den form det tagits emot är ett bra exempel på regelverk som skapar en orimlig administrativ börda för näringslivet. Kravet innebär att kvitton och fakturor som tagits emot på papper måste behållas i den formen, vilket ger upphov till en krånglig administrativ process för exempelvis reseräkningar. Att Sverige bland jämförbara länder är ensamma om att ha kvar krav på arkivering av pappersmaterial är ett konkurrenshinder som gör att svenska företag inte fullt ut kan utnyttja fördelarna med de digitaliserade bokföringsverktyg som finns på marknaden.

För att belysa hur mycket de omoderna reglerna faktiskt kostar har Svenskt Näringsliv tagit initiativ till en konsekvensutredning. I studien, som genomförts av konsultföretaget Trinovo, har de administrativa processer som arkiveringskraven ger upphov kartlagts genom intervjuer med företag i olika storlekskategorier, för att på så sätt uppskatta tids- och resursåtgång i enlighet med den s.k. standardkostnadsmodellen. Denna metodik är väletablerad och har använts tidigare av bland annat Nutek och Tillväxtverket för mätningar av företagens administrativa kostnader. I studien beräknas företagens sammanlagda kostnad för att efterleva kravet på arkivering av räkenskapsmaterial i ursprunglig form uppgå till 3,9 miljarder kronor per år. Baserat på arbetskraftskostnaderna för 2020 motsvarar det kostnaden för dryga 5 700 heltidsjobb.

Av kostnadsmassan, som är beräknad på statistik från 435 000 bokföringsskyldiga företag vars omsättning överstiger 400 000 kronor, består hanteringen av reseräkningar för den absolut största andelen. Studien visar också att arkiveringsreglerna är dåligt anpassade till det digitala arbetssätt som många företag övergått till som en konsekvens av Covid-19 pandemin, vilket exempelvis får till följd att räkenskapsmaterial måste skickas med post till och från medarbetarnas bostäder.

Svenskt Näringsliv har länge verkat för att bokföringsreglerna ändras så att räkenskapsmaterial som tagits emot i pappersform ska kunna föras över och arkiveras elektroniskt. Trinovos studie är avsedd att bidra med underlag till den utredning om enklare regler för mikroföretagande och en modernare bokföringslag (N 2020:03) som just nu ser över regelverket. Studien visar även på den generella betydelsen av konsekvensutredningar och kvantitativa beräkningar av företagens kostnader för regelefterlevnad.