Så kan fler företag delta i offentliga upphandlingar

Offentliga aktörer köper årligen varor och tjänster av företag för över 900 miljarder kronor. Och en stor del av dessa affärer görs på lokal nivå. Kommuner och kommunala bolag står för hela sju av tio annonserade upphandlingar. Så vad krävs egentligen av företagare som vill vara med? Den frågan stod i centrum vid en upphandlingsträff för Alvestas näringsliv nyligen.

Kommunstyrelsens förste vice ordförande i Alvesta, Thomas Haraldsson, inledde med att ge sin syn på den kommunala upphandlingen. Han betonade att han var stolt över det arbete som görs, men att det likväl finns mer att utveckla på upphandlingsområdet.

Inför ett trettiotal åhörare gav Ellen Hausel Heldahl, jurist och upphandlingsexpert på Svenskt Näringsliv, sedan tips och råd om vad företagare ska tänka på när de lämnar anbud till offentlig sektor. För dem som inte gjort det förut kan det till exempel vara bra att veta att konkurrensen långt ifrån alltid är särskilt hård. Generellt är det få som ger sig in i offentliga upphandlingar – det vanligaste antalet anbud är bara två.

Som regel annonseras upphandlingarna i elektroniska databaser. De som inte har lämnat anbud förut måste registrera ett användarkonto för att komma åt upphandlingen och upphandlingsdokumentet. Kommunikationen mellan myndighet och leverantör sker sedan via annonsdatabasen och det är också i den som företag har möjlighet att ställa frågor om upphandlingen.

Rör det sig om affärer under vissa beloppsgränser har de offentliga aktörerna möjlighet att göra direktupphandlingar, men även sådana bör annonseras, framhöll Ellen Hausel Heldahl. Annonser måste dessutom ligga ute under viss angiven tid: 21 dagar vid förenklad och 30 dagar vid öppen upphandling.

I princip är det den upphandlande myndigheten som bestämmer vilka krav som ställs på leverantörerna, men vissa saker kan ända vara bra att hålla i minne. Däribland att miljöbestämmelser och sociala hänsyn ska följas, liksom att de ställda kraven måste gå att följa upp. Det kan också vara bra att vara bekant med hur anbuden utvärderas. I huvudsak är det pris, förhållandet mellan pris och kvalitet samt så kallade livscykelkostnader som upphandlarna utgår från, förklarade Ellen Hausel Heldahl.

Formalia är väldigt viktig när företag lämnar anbud. Det är avgörande att all information som myndigheten efterfrågar finns med och står på rätt plats i upphandlingsdokumentet. Vidare måste det vara rätt person som undertecknat och uppfylls inte samtliga uppställda krav så är myndigheten skyldig att förkasta anbudet.

Givetvis är det också viktigt att se till att man har kapacitet att leverera det som efterfrågas. När anbud väl har lämnats är de bindande för de anbudsgivande företagen under en viss tid. Det gäller med andra ord att välja rätt upphandlingar att delta i, sa Ellen Hausel Heldahl.

Men hon underströk också att offentliga aktörer vanligtvis är bra att göra affärer med. De betalar alltid i tid och riskerar inte att gå i konkurs.

Johan Johansson, inköpschef i Alvesta kommun, avslutade med att redovisa hur det ser ut inom kommunkoncernen och vilka den för närvarande gör affärer med. Han gick även igenom vilka upphandlingar som planeras under 2025 och berättade i korthet om kommunens projekt med så kallad kategoristyrning. Förutom att underlätta upphandlingar har det gett såväl kommunala besparingar som bättre dialog med anbudsgivande företag.