Frågan som inte vinner några val

Det är lätt att tro att offentlig upphandling bara handlar om att köpa varor och tjänster när huvudmålet är att skapa samhällsnytta. Varje år upphandlar kommuner och myndigheter varor och tjänster för ett värde av ca 800 miljarder, det motsvarar ungefär en femtedel av BNP. Kommunerna står inför en stor demografisk utmaning, med växande grupper av både yngre och äldre. Färre kommer att behöva försörja fler samtidigt som trycket på välfärdstjänster ökar. De beslut som fattas inom upphandling är därför avgörande för hur de offentliga medlen används.

Många kommuner kan spara 5–10% på sina inköp och upphandlingar genom att göra smartare affärer. Det är pengar som bättre kan användas i välfärdens kärna eller till lägre skatt. Det handlar till exempel om att ställa mer genomtänkta krav, följa upp avtalen bättre och styra upp vem som får köpa vad. Kommunens inköp och upphandlingsorganisation ska utvecklas, så att inga skattekronor slösas bort, utan går dit de gör störst nytta.

Vi har under de senaste tio åren sett en fallande trend kopplat till antal anbud som kommer in. Det är endast 45% av upphandlingarna som genomförs med vad man kan kalla en reell konkurrens med fler än två anbud. Forskning visar att endast ett anbud till i många upphandlingsprocesser skulle sänka kostnaden med 5–10% då konkurrensen ökar. För bästa möjliga kvalitet till lägst kostnad krävs att fler företag intresserar sig för den offentliga affären och vill vara med. För företagen i Stockholms län skulle intresset öka om upphandlingarna primärt fokuserade på kvalitet, att kravspecifikationer var mer relevanta samt en ökad transparens kring hur anbuden utvärderas.

Mer relevanta kravspecifikationer är något av det viktigaste en kommun kan göra för att fler företag ska lämna anbud. Kraven ska stå i rimlig proportion till kontraktsföremålet, det regleras i en av de fem upphandlingslagarna, Proportionalitetsprincipen. I företagens tycke är det en av de principer som efterföljs sämst idag. Att kravberget ökar är inte konstigt när upp emot 70% av alla kravspecifikationer kopieras från tidigare ”liknande” upphandlingar. Fastställande av krav ska först ställas efter en grundlig genomgång av behoven, målen, inköpsstrategin och informationen som inhämtats i marknadsdialog med företagen. Dessa steg sker sällan idag. Istället är det vanligt med krav som sedan inte följs upp.

Givetvis bidrar upphandling till något positivt för de företag som utför tjänster eller säljer produkter till det offentliga. Likväl ser vi också en tydlig koppling mellan goda offentliga affärer och en kostnadseffektivitet för kommunen. Kommunerna som under pandemin fick ett ordentligt tillskott i kassorna kommer fortsatt stå inför en hård ekonomisk press. Det politiska stödet är avgörande för att genomföra de förändringar som krävs för att jobba mer effektivt med upphandling och sluta slösa bort skattepengar. Upphandling borde vara frågan som vinner alla val.