Från krångligt till framgång – Huddinges bygglovsresa
Internt utvecklingsarbete, tydlig politisk prioritering och en utgångspunkt i att man vill säga ja, är några av de framgångsfaktorer som Huddinge kommun åstadkommit i sin bygglovsresa. Kommunalråd Annie Östlund och bygglovschef Morgan Randall Svahn delar Huddinges framgångsrecept för de kommunala bygglovsprocesserna.
Prioriteringen från politiken har varit tydlig där en bra och serviceinriktad bygglovsprocess lyfts som viktig. Den framgångsresan som kommunen gjort har varit möjlig tack vare en samsyn och ett gott samarbete mellan politik och förvaltning. Enligt SKR:s Insiktsundersökning var de lokala företagarna missnöjda över myndighetskontakten med kommunen vad gäller bygglov i början av mandatperioden 2022. Sedan dess har nöjdheten ökat anmärkningsvärt på bara några år.
– Från mitt håll är det viktigt att poängtera att ingenting varit slumpmässigt. Det har varit ett målmedvetet och hårt arbete, säger Annie Östlund, kommunalråd (C) och ordförande för kommunens bygglovs- och tillsynsnämnd.
Engagemanget från politiken har givit goda förutsättningar för bygglovsavdelningen i kommunen för att utveckla bygglovsprocesserna. Bygglovschefen Morgan Randall Svahn såg saker som behövde förbättras.
– Vi genomförde en tjänstedesignundersökning. Vi anlitade en firma som ringde upp bygglovssökande och pratade om hur bygglovsprocessen har upplevts. Dialogen var helt öppen och ärlig, säger Morgan Randall Svahn.
Kommunen tog till sig kritiken som framfördes i dialogerna. Idéer man trodde behövdes för att utveckla bygglovsprocesserna kunde skrotas i utbyte mot vad som faktiskt efterfrågades. Undersökningen visade att det finns en mänsklig dimension som medarbetare tidigare inte haft i beaktning.
– Vi blev medvetna om den bakomliggande psykologiska pressen som ofta finns inför att få alla bygglov och tillstånd som behövs för företagens projekt, säger Morgan Randall Svahn.
Med nya insikter kunde det interna arbetet utvecklas. Huddinge kommun började prata om medveten kommunikation. Dialogerna som handläggare haft med företagare hade tidigare upplevts byråkratiska och språket som krångligt.
– Vi sitter på kunskap och makt som vi behöver förvalta väl. Vi behöver anpassa oss efter den enskilda företagaren och dess behov. Vårt uppdrag är att hjälpa företagaren att förstå, säger Morgan Randall Svahn.
I kommunen ville man hitta fler sätt att nå ut till företagen. Därför tillsattes en företagsgrupp som består av specifika handläggare som endast fokuserar på företagens bygglovsärenden. På så sätt träffas företagare och handläggare kontinuerligt i bygglovsprocesserna.
– Handläggarna kan ge extra rådgivning i förväg till företag med stora projekt på gång och innan nya bygglovsärenden ens kommit in. Denna framförhållning har blivit uppskattad av våra lokala företagare, säger Annie Östlund.
Vilka är kommunens viktigaste framgångsfaktorer?
– Det interna arbetet. Alla medarbetare måste vara med på tåget och förstå vad man arbetar för. Vi vill arbeta för ökad kundnöjdhet och bibehållen rättssäkerhet, säger Morgan Randall Svahn.
– Idag utgår alla medarbetare från att de vill säga ja till bygglovsansökningarna, inte varför de måste säga nej, säger Annie Östlund.
En god arbetsmiljö beskrivs som en framgångsfaktor för att skapa goda förutsättningar för att det interna arbetet ska lyckas. Därtill fokuserar kommunen på hur det interna arbetet även leder till nytta utåt.
– Medarbetare i Huddinge kommun ska förstå hur deras arbete genererar nytta för den som har med kommunen att göra, säger Morgan Randall Svahn.
Kultur- och inställningsfrågan hos medarbetarna har bidragit till en effektivisering i arbetet vilket gynnat både företagare och kommunen själva. Handläggningstiderna har halverats och medianen visar att en företagare får besked inom sex veckor från inkommen ansökan.
Enligt bygglovschefen handlar utvecklingen dessutom om tro och hopp.
– Hoppet är att man måste våga hoppa. Det kommer aldrig bli ett perfekt tillfälle för det, man måste bara göra det. Tro handlar om förtroende. Utan förtroendet från politiken hade vi aldrig lyckats, säger Morgan Randall Svahn.
