Så kan kommunerna effektiviseras

Sverige står inför en demografisk utmaning med en växande grupp äldre och en minskande andel personer i arbetsför ålder. Det skapar ett stort kostnadstryck som måste lösas med hjälp av kommunala effektiviseringar, enligt en rapport som Svenskt Näringsliv tidigare har presenterat.

I rapporten görs bedömningen att det finns en besparingspotential på minst 40 miljarder kronor inom de kommunala välfärdsområden som har undersökts. Det gäller med dagens teknik och dagens arbetsmetoder. Med ny teknik skulle denna potential kunna bli ännu större.

Under ett seminarium, då rapporten diskuterades, fanns också representanter från två kommuner med för att dela med sig av sina erfarenheter om hur de har nått den absoluta kommuntoppen vad gäller effektivitet.

”Vi gillar benchmarking”
Helsingborg utmärker sig särskilt inom äldreomsorgen där kostnaderna ligger på 18 procent under de förväntade.

–Vi gillar benchmarking. Det handlar om att lära sig av andra och att vara transparent om vad vi gör, sade Lars Thunberg, kommunalråd i Helsingborg.

Han pekar på flera framgångsfaktorer som att ha hög beläggning på äldreboenden, vilket bland annat beror på att det går fort från att det uppstår en ledig plats på ett boende till att en ny brukare flyttar in, genomsnittet ligger på en vecka. Den brukare som har blivit erbjuden en plats på ett boende måste svara inom tre dagar. Bemanningen på boendena är också viktig, liksom att personalen är välutbildad och att scheman är optimerade efter verksamheternas behov och personalens önskemål.

Lars Thunberg menar att den fysiska standarden på vårdboendena i Helsingborg håller hög nivå och ser det som en stor fördel att kommunen äger de flesta fastigheterna.

– Vi tillämpar också en tillitsbaserad styrning. Vi detaljstyr inte längre med detaljmål, istället jobbar vi med viljeinriktningar. Det ger den enskilda enheten, boendet, stor frihet, sade han.

En annan viktig faktor är vårdboendenas storlek.

–Vi har en kostnadseffektiv storlek på vårdhemmen. 60 lägenheter är ur kostnadssynpunkt en effektiv storlek, har det visat sig.

I rapporten lyfter rapportförfattarna upp betydelsen av att digitalisera kommunala verksamheter. I Helsingborg har man tagit arbetet ett steg till för att ligga ”lite före”. Under en stadsmässa, där framtidens innovationer ska testas, är ett av temana just välfärds- och stadsutveckling.

– De stora utmaningarna som vi har kan inte lösas om vi kör på i samma gamla hjulspår. Allt färre måste försörja allt fler. Skatteintäkterna kan inte matcha de stigande kostnaderna. Därför måste vi tänka nytt och innovativt, sade Lars Thunberg.

Men är det inte bara att tillföra mer resurser som är vägen framåt när kostnaderna ökar? Nej, menar Lars Thunberg som bland annat är kritisk mot de riktade statsbidrag som regeringen har tillfört kommunerna under pandemin.

Anders Morin, ansvarig för välfärdspolitiska frågor på Svenskt Näringsliv, håller med:

–Det finns inget statistiskt samband mellan resurser och resultat när vi har tittat på sakerna i äldreomsorgen och skolan. Det betyder att det är viktigare hur resurserna används än mängden resurser, sade han under seminariet.

Även representanter från Sundbyberg var på plats för att berätta om sina erfarenheter av att öka den kommunala effektiviteten, i det här fallet i skolan. Kommunens arbete handlar mycket om en styrmodell där alla delar av verksamheten är involverad, effektiv ekonomistyrning och ett ihärdigt kvalitetsarbete.

–Fokus hos oss har inte varit kontroll utan stöd och utveckling. En controller är kopplad till varje rektor. De har månatliga, och till och med ibland veckovisa uppföljningar, med rektorn. Controllern kan hjälpa rektorn med olika nyckeldata med hjälp av räknesnurror och analysmetoder, sade Marie Truedsson som är förvaltningschef i Sundbyberg.

I kvalitetsarbetet görs återkommande besök i skolverksamheter och i utvärderingen utgår man från forskning och evidens samt relevanta underlag från Skolinspektionen, enligt Truedsson. I så kallade kvalitetsdialoger följs lärprocessen på skolan och avvikelser i vissa enskilda områden diskuteras. Året avslutas med en kvalitetskonferens.

Precis som Helsingborg jobbar Sundbyberg med färre mål, och fokuserar istället på övergripande mål.

–Vi kan också inrikta oss på skolor som har särskilda problem så att varje skola får utvecklas utifrån sina förutsättningar. Vi kan därmed avhjälpa avvikelser på enheter. Till exempel har vi just nu trygghetscoacher på en skola som ligger i ett utanförskapsområde, sade Marie Truedsson.

En strukturerad modell är bra
Anders Morin pekar på flera framgångsfaktorer som är gemensamma för de effektivaste kommunerna och hänvisar till tipsen som finns i rapporten.

– En strukturerad modell med mätbara mål, som man följer upp, och att inte detaljstyra så att personalen istället kan lösa sina uppgifter på egen hand. Det är ett framgångsrecept, sade han.

Mårten Blix, nationalekonom på forskningsinstitutet Ratio, anser att kommunerna kan spänna bågen ytterligare och framhöll under seminariet att man missar den ”internationella dimensionen” i arbetet:

– Det finns forskning som jämför Sverige med andra OECD-länder, och då visar det sig att vi har en väldigt ambitiös välfärdsnivå i Sverige, men att vi borde få ut mer än andra länder av det. Det är också ett budskap till de bästa kommunerna; de borde titta på andra kommuner i andra länder, så att man fortsätter att bli bättre, sade han.

Niclas Johansson, sektionschef på SKR, anser att det är fel att bara fokusera på styrmodeller. Även om rapportens och Svenskt Näringslivs erfarenheter stämmer väl med SKR:s egna så är det främst hårt arbete som gäller:

– Långsiktighet är viktigt för det, stabilitet och kontinuitet är också viktigt. Men man kan inte hålla på med en massa nya styrmodeller hela tiden. Man måste ned på golvet, sade han.

”Majoriteten i undersökningen föredrar att man effektiverar”
En fara som flera av deltagarna framhöll under debatten är att den demografiska utmaningen leder till skattehöjningar istället för effektiviseringar. I en opinionsundersökning som Anders Morin hänvisade till, och som ännu inte är publicerad, står det klart att svenskarna inte gärna ser att deras surt förvärvade pengar går till skatt:

– Majoriteten i undersökningen föredrar att man effektiverar för att öka kvaliteten och det är en minoritet som vill öka kvaliteten genom att öka skatteintäkterna, sade han.

Grundtipset i rapporten är att kommuner ska lära av de bästa kommunerna. Det borde fler tänka på, menar Christian Ekström, vd på Skattebetalarna:

– I näringslivet försöker alla kopiera varandras framgångar. Den första som köper en ny Samsungmobil är någon från Apple. Det gör mig lite nedslagen att inte kommunerna tänker på samma sätt, sade han.