Kontakt Sundsvall – ska göra det enklare att vara företagare

Genom ökad tillgänglighet, snabbare service och tydligare kontaktvägar vill Sundsvalls kommun göra det enklare för både företag och medborgare att hitta rätt från början. Med Kontakt Sundsvall samlas företagens och invånarnas första väg in i kommunen i ett gemensamt kontaktcenter, samtidigt som organisationen frigör tid för mer komplexa ärenden.

Ett gott företagsklimat bygger på att det är enkelt att komma i kontakt med kommunen och få rätt hjälp i rätt tid. I Sundsvall har kommunen därför samlat mottagandet i ett gemensamt kontaktcenter, med målet att göra det enklare för företag att få svar och slippa navigera mellan olika förvaltningar.

Genom Kontakt Sundsvall kan företagare få hjälp via telefon, chatt, e-post eller fysiska besök, ofta redan vid första kontakten. Tanken är att enkla frågor också ska få snabba svar.

Verksamheten bemannas av ett 30-tal medarbetare, där kommunvägledarna utgör kärnan i arbetet med att möta både företag och invånare.

Ska vara enkla att nå – även utanför kontorstid

En viktig del i satsningen är att öka tillgängligheten, inte minst för företagare som har svårt att ta kontakt under dagtid.

– Vi har öppet från tidig morgon till kväll på vardagar och även på helger. Det gör att fler kan höra av sig när det faktiskt passar dem, säger Liv Bengtsson, avdelningschef för Kontakt Sundsvall.

Kontaktcentret hanterar i första hand enklare och mer rutinmässiga frågor som inte kräver specialistkompetens, frågor som tidigare ofta tog tid från andra delar av organisationen.

– Vår uppgift är att snabbt kunna ge svar på generella frågor, som tillståndsprocesser eller hur man går vidare i ett ärende. Behövs det mer stöd ser vi till att slussa vidare rätt, säger Liv Bengtsson.

Det arbetssättet gör skillnad, både för företagare och internt i kommunen. För företagen innebär det kortare ledtider, och för kommunen en tydligare prioritering av resurser.

– Genom att vi tar de här frågorna frigörs tid hos handläggare och specialister, som istället kan fokusera på mer komplexa företagsärenden, säger Liv Bengtsson.

Från att bollas runt till att komma framåt

För Olivia Åsberg, näringslivschef i Sundsvalls kommun, är Kontakt Sundsvall en viktig pusselbit i ett större arbete för att stärka företagsklimatet.

– Kontakt Sundsvall blir vår första linje in till kommunen för företagare. Det handlar om att öka tillgängligheten, men också om att skapa en tydligare struktur där rätt frågor hamnar rätt direkt, säger Olivia Åsberg.

Bakgrunden till satsningen handlar både om effektivitet och om att möta nya förutsättningar.

– Vi blir färre i arbetsför ålder, samtidigt som behoven ökar. Då behöver vi använda våra resurser smartare, men utan att tappa det personliga mötet. Det är viktigt att företagare fortfarande kan prata med en människa och få rätt stöd, säger Olivia Åsberg.

Ett konkret steg i utvecklingen är etableringsteamet, som samlar kompetens från olika delar av kommunen för att stötta företag som vill växa eller etablera sig.

– Tidigare upplevde många företag att de bollades runt mellan olika funktioner. Nu har vi ett team som kan ta ett helhetsgrepp. Det gör att vi kommer framåt snabbare i både etablerings- och expansionsfrågor, säger Olivia Åsberg.

En förändringsresa för hela organisationen

Införandet av Kontakt Sundsvall har inneburit en omställning, både i arbetssätt och kultur.

– Det har varit en beteendeförändring. Alla har behövt vänja sig vid att inte längre vara första linjen in, utan att någon annan tar den initiala kontakten. Det har funnits frågor kring hur det ska fungera, säger Olivia Åsberg.

Även Liv Bengtsson lyfter förändringsresan som en central del, inte minst ur ett serviceperspektiv.

– Det handlar både om att vi i kommunen ska lämna över rätt frågor till kontaktcentret, och att de som kontaktar oss vänjer sig vid en ny väg in. Samtidigt ger det oss möjlighet att jobba mer strukturerat och använda den kunskap vi får in för att förbättra vår service, säger Liv Bengtsson.

En viktig lärdom är att den här typen av förändring kräver tålamod, men också att effekterna blir tydliga när arbetssättet sätter sig.

– När nya strukturer är på plats ser vi tydligt att vi både kan ge bättre service och arbeta mer effektivt, säger Olivia Åsberg.

Framåt: mer digitalt och ännu bättre service

Nästa steg i utvecklingen handlar om att bygga vidare på det som nu etablerats, inte minst genom ökad digitalisering.

– Vi vill göra det ännu enklare att hitta information, följa sina ärenden och få stöd i digitala tjänster, säger Liv Bengtsson.

Parallellt pågår ett utvecklingsarbete där kommunen i flera fall bygger egna system för att skapa lösningar som fungerar utifrån verksamhetens behov. Vissa delar är redan på plats, till exempel är bygglovsprocessen digitaliserad, medan fokus nu ligger på att utveckla lösningar även för mer komplexa ärenden.

– Ambitionen är att fler processer ska bli smidigare, även när ärendena är mer omfattande. Där är vi mitt i ett utvecklingsarbete just nu, säger Olivia Åsberg.

Målet: ett starkare företagsklimat

På sikt är ambitionen tydlig: att stärka företagsklimatet och bidra till Sundsvalls tillväxt.

För Olivia Åsberg handlar det om att skapa bättre förutsättningar för företag att etablera sig och växa, med en tydlig ambition om att kommunen ska vara en aktiv partner i utvecklingen.

– Vi vill att det ska vara enkelt att vara företagare i Sundsvall. Att man får snabb hjälp och känner att kommunen är en partner i utvecklingen, säger Olivia Åsberg.

Den bilden delar Liv Bengtsson, som betonar att varje enskild kontakt spelar en avgörande roll för hur kommunen upplevs.

– Det ska vara lätt att komma fram, få svar och känna att man blir väl bemött. Varje kontakt ska fungera smidigt, säger Liv Bengtsson.